琼海市人民政府办公室转发市档案局关于进一步加强档案安全体系建

海府办[2010]100号

琼海市人民政府办公室

转发市档案局关于进一步加强档案安全体系

建设意见的通知

各镇人民政府、市政府直属各单位、各事业单位：

　　市档案局《关于进一步加强档案安全体系建设的意见》已经市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

                              二0一0年九月十九日

关于进一步加强档案安全体系建设的意见

（市档案局   二0一0年九月十日）

　　为贯彻落实海南省档案局《关于进一步加强档案安全体系建设的意见》，加强档案安全体系建设，现结合我市实际提出如下意见。

　　一、充分认识加强档案安全体系建设的重要意义

　　档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。档案是唯一的，不可再生的，一旦毁损灭失将造成无法挽回的损失。对于档案部门、档案工作者来说，安全永远第一，安全重于泰山，安全高于一切。

　　各机关单位、各镇政府及各村委会要高度重视档案安全工作，把档案安全工作真正摆上议事日程，明确领导责任。一把手要对档案安全负总责，一级抓一级．层层抓落实，形成集中统一、上下衔接的档案安全工作领导体系。

　　二、建设档案安全体系的基本原则

　　（一）必须始终坚持把档案安全视为档案工作的生命线，把档案安全工作放在档案工作的首位。

　　（二）必须始终坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，努力避免和减少各种外来因素对档案安全的不利影响。

　　（三）必须始终坚持把安全督查与制度建设相结合，努力把各种安全隐患消灭在萌芽状态。

　　（四）必须始终坚持把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置，确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有

效利用。

　　三、加强档案安全体系建设应做好的几项工作

　　(一) 加强制度建设和内部管理。

　　各机关单位、各镇政府及各村档案室要结合实际制定有关档案安全的管理制度以及自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置方案。

　　要建立档案安全保密记录，使档案安全事故发生后可以进行追溯性检查甚至追回档案。

　　(二)加强档案安全设备设施建设。

　　要加大对档案安全设备设施的投入，按照档案防火、防盗、监控、保管等要求，配备档案安全保管设备设施。

　　1.消防设备。有条件的档案库房要安装自动报警、自动灭火设施，没有条件的至少要配备灭火器，以便万一发生火灾时及时扑灭。

　　2.防盗监控设备。有条件的档案室要安装防盗报警系统。对存放档案的场所，有条件的要安装监控设施，加强对档案利用的监控。

　　3.温湿度控制设备。档案库房要安装温湿度调控设施（如空调机、抽湿机、温湿度计等）并确保正常运转，保证库房温湿度控制在不损害档案安全的范围内。存放音像档案、电子档案等特殊载体的档案，要按照相关规定，存放在恒温柜和防磁柜内。

　　4.消毒设备。各单位档案室要配备档案消毒设备，定期对档案进行消毒。

　　5.电子档案管理设备。保管电子文件的单位，要按照国家规定的信息安全等级标准，建立电子文件的信息系统和安全防护体系。加强网络安全管理，严格执行安全管理制度，加强对存储载体的管理和检验，确保电子档案的安全，保障存储介质长期可用。涉密计算机房等要有信息屏蔽设施。涉密档案的扫描、存储、复  印、传真等设备，要严格按照保密管理规定进行安全检测，以防档案信息被窃取。

　　6.档案装具。实践证明，档案多节柜是最有利于档案安全的装具，在档案库房库容面积允许的条件下，应恢复并扩大使用。

　　(三)加强档案保管利用安全管理。

　　1．有条件的单位要做到以复制件代替原件利用，对档案原件实施特殊保护。

　　2．对已破损的档案要及时修复，防止进一步恶化；对易碎、易裂的档案要及时加固，以防破损；对已褪色褪变的档案要迅速进行抢救性恢复，恢复后并及时复制，以保存档案信息；对易褪色或字迹扩散的档案，要及时采取措施加以预防；对产生霉变的档案，要及时除霉去污；对发现虫害的档案，要及时组织消毒杀虫，并坚持定期投放杀虫药，杜绝档案虫害的蔓延和再生。

　　3．未经开放审核、审批的档案及其信息，一律不得对外开放，以免造成各种不良社会影响，确保档案信息安全。

　　4．各单位档案室要对电子文件进行全面备份，对其它档案也要按其重要程度，循序渐进地进行全面备份。在备份过程中严格执行安全管理，确保档案原件及复制件安全。

     (四) 建立应对突发事件的防范和应急处置机制，加强档案安全督查。

　　各机关单位、各镇政府及各村委会档案室要高度重视档案安全工作，建立与完善应对自然灾害及其他突发事件的防范和应急处置机制，制定《档案室突发事件应急处理预案》，并开展演练，提高应急处置能力。市档案局将继续坚持每年对全市各机关单位档案室进行安全专项督查，各镇政府要切实加强对村级档案安全检查。各单位档案室要对档案安全进行经常性自查。通过检查和自查，落实整改措施，强化内部管理，及时排除各种安全隐患，把档案安全管理真正落到实处。

主题词：文秘工作  档案  安全体系△  意见  通知

抄送：市委各部门，人大办，政协办，市法院，市检察院，

      各人民团体。

琼海市人民政府办公室              2010年9月20日印发

                                        （共印100份）